内定通知書とは？記載事項と送付時期、法的効力を解説【ひな形付き】

内定通知書とは、企業が応募者に対して発行する内定の決定を通知する文書です。しかし、その記載内容や法的効力について詳しく理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。この記事では、内定通知書の基本から、他の書類との違い、法的リスクを回避するためのポイントまで詳しく解説します。

さらに、送付時期や方法、注意すべき点についても触れていきます。内定通知書を正しく理解し、法的リスクを回避することで、企業側は信頼性を高め、求職者側は安心して新たな職場に臨むことができるでしょう。

内定通知書とは

まず、内定通知書の基本的な情報をわかりやすく解説します。 

内定通知書の意味と定義 

内定通知書とは、採用選考を経て、特定の応募者を採用する意思があることを企業側から正式に伝えるための書面です。企業にとって内定通知書は、採用意思を明確に示すと同時に、入社までの手続きを円滑に進めるための起点となる重要な文書として位置付けられます。 

内定通知書の法的効力 

内定通知書の作成や交付を企業に義務付ける法律上の決まりはありません。そのため、内定を出す際に必ず書面を用意しなければならないわけではなく、実務上の判断で運用されています。 

ただし、内定通知書を送付し、応募者が承諾した際には双方の間で「始期付解約権留保付労働契約」が成立します。これにより、企業は客観的に合理的かつ社会通念上相当として認められない限り内定を取り消すことはできません。

内定通知書の交付自体に法的な義務がないとしても、内定の出し方や承諾の取り扱い次第では、企業に法的責任が生じる点に注意が必要です。 

内定に関するその他の書類との違い

採用実務では、内定通知書以外にも複数の書類が用いられます。内定通知書と他の関連書類との違いをわかりやすく解説します。

内定通知書と採用通知書の違い 

採用通知書とは、採用選考の最終段階を通過した応募者に対し、企業が採用する意思を正式に伝えるための書面です。採用通知書により、応募者は自らが企業に選ばれたことを明確に認識できます。実務では、内定通知書を先に送付して応募者の意思確認を行った上で、改めて採用通知書を交付するケースもあれば、最初から採用通知書のみで通知する企業もあります。 

内定通知書との違いは、通知内容が「内定の意思表示」か「採用の決定通知」かという点にありますが、いずれも発行が法的に義務付けられている書類ではありません。そのため、名称や使い分けは企業ごとに異なります。 

中途採用では内定から入社までの期間が短いことが多く、採用通知書のみを用いる運用が一般的です。一方、新卒採用では内定通知書を発行する企業が多く、時期についても一定の慣行が見られます。 

内定承諾書 

内定承諾書とは、内定を受けた応募者が、その内定を受け入れ、入社する意思があることを企業に対して明確に示すための書類です。 

企業側が交付する内定通知書とは異なり、内定承諾書は応募者から企業へ提出される点が大きな特徴です。名称は「内定誓約書」「入社承諾書」など企業によってさまざまですが、役割に大きな違いはありません。 

一般的には、企業が内定通知書や労働条件通知書を送付し、その内容を確認した内定者が承諾書を提出することで、双方の意思が一致した状態となります。この段階に至ると、実務上は労働契約が成立、または少なくとも契約が予約された状態と評価され、法的な意味合いも強まります。 

内定通知書が「採用する意思の通知」であるのに対し、内定承諾書は「内定を受け入れる意思表示」であり、採用プロセスにおいて役割が明確に異なる書類です。 

労働条件通知書 

労働条件通知書とは、企業が労働者を雇い入れる際に、賃金や勤務時間、就業場所などの労働条件を明確に示すために交付する書類です。雇用形態に関係なく、全ての労働者に対して交付することが法律で義務付けられており、企業の裁量で省略はできません。 

この書類の目的は、労働条件を事前に書面で明示することで、労働者が不利な条件を課されることを防ぎ、労使間の認識のズレを解消する点にあります。口頭説明だけでは誤解が生じやすく、採用後に条件をめぐるトラブルが発生することも少なくありません。 

内定通知書が「採用する意思」を伝えるための通知文書であるのに対し、労働条件通知書は雇用条件を具体的かつ確定的に示す法定書類です。 

雇用契約書 

雇用契約書とは、企業と労働者が合意した雇用条件を契約として明確にするための書面です。雇入日や雇用期間、業務内容、賃金、労働時間など、雇用関係の中核となる事項を整理し、双方の合意内容を可視化する役割を持ちます。雇用契約が成立すると、労働者には業務に従事する義務が生じ、企業にはその対価として賃金を支払う義務が発生します。 

法律上、雇用契約は書面がなくても当事者の合意によって成立しますが、口頭のみでは条件の認識違いが起こりやすく、トラブルの原因になりがちです。そのため、実務では雇用契約書を作成し、契約内容を明確にしておくことが重要とされています。 

内定通知書が「採用予定であること」を伝える通知文書であるのに対し、雇用契約書は雇用関係そのものを成立させる契約書である点が異なります。 

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内定通知書の記載事項

内定通知書には法令で定められた決まった様式や必須項目はありませんが、採用実務では一定の項目を盛り込む形で作成されることが一般的です。送付方法や同封書類、採用区分（新卒・中途）などによって調整されますが、内定通知書に盛り込まれることが多い代表的な記載事項は、次のとおりです。 

• 日付 

• 採用内定者の氏名 

• 会社名・代表者名 

• 選考参加へのお礼 

• 内定決定の通知 

• 入社年月日 

• 内定取消し事由 

• 労働条件の概要 

• 同封書類の説明 

• 提出書類と提出期限 

• 入社までのスケジュール 

• 問い合わせ先 

それぞれを解説します。 

日付 

内定通知書には、書面の右上に日付を記載することが一般的です。記載する日付は、内定が社内で確定した日または通知書を実際に送付した日のいずれかとされることが多く、どちらを用いるかに法律上の決まりはありません。 

ただし、この日付は、内定がいつ成立したのかを判断する際の一つの手がかりとして扱われる可能性があります。そのため、企業としては日付の基準をあらかじめ定め、採用実務の中で統一して運用することが重要です。 

基準が曖昧なままだと、内定の有効性や取消しの可否を巡って、内定者との間に認識のズレが生じる恐れがあります。 

採用内定者の氏名 

内定通知書には、日付の次の行に、左詰めで採用内定者の氏名を記載することが一般的です。氏名は、履歴書や応募書類に記載された表記に従い、漢字の字体や旧字体、氏名の間のスペースの有無なども含めて正確に記載する必要があります。 

氏名の記載に誤りがあると、単なる事務的ミスにとどまらず、内定通知書の正式性や企業の管理体制に対する不信感を招く恐れがあります。そのため、作成者だけでなく、複数人で確認する体制を取ることが望ましく、基本的なチェック項目として扱うことが重要です。 

会社名・代表者名 

内定通知書には、企業名および代表者の氏名を、登記上の正式名称で記載する必要があります。代表者名はフルネームとし、株式会社であれば代表取締役、合同会社であれば代表社員など、法人形態に応じた正確な肩書を用いることが重要です。略称や通称を用いると、文書の正式性が損なわれる恐れがあります。 

これらの情報を明確に記載することで、内定通知書が個人や部署単位ではなく、企業としての正式な意思に基づいて発行された文書であることを示す役割を果たします。会社名・代表者名は正確かつ統一した表記で記載することが求められます。 

選考参加へのお礼 

内定通知書には、応募や選考に参加したことに対する感謝の言葉を記載することが一般的です。法律上必須の事項ではありませんが、採用活動に対する企業の姿勢や配慮を示す要素として重要な役割を果たします。 

文章構成としては、頭語に続き、簡単な時候のあいさつや企業の繁栄を喜ぶ表現を添えた上で、選考への参加に対する感謝を簡潔に述べる形がよく用いられます。形式ばりすぎる必要はありませんが、丁寧な表現を用いることで内定者に安心感を与え、内定後の信頼関係を円滑に築くための第一歩となります。 

内定決定の通知 

内定通知書の本文では、選考の結果として内定が決定したことを正式に伝える文章を記載します。「内定とする」「採用する予定である」といった表現を用い、応募者が選考を通過し、企業から採用の意思が示されたことを文書として明確に伝えることが一般的です。この部分は、内定通知書の中でも中心となる内容であり、簡潔でわかりやすい表現が用いられます。 

併せて、入社日や入社手続きの詳細が現時点で確定していない場合には、その状況を補足として記載します。後日改めて案内する予定であることを示すことで、現段階で確定している情報と今後案内される事項とを整理して伝えられます。 

入社年月日 

内定通知書に入社年月日を記載する場合は、確定事項か、あくまで予定かを明確に区別して記載することが重要です。入社日が確定しているなら具体的な日付を示し、まだ調整の余地がある場合は「予定」と明記した上で、状況により変更となる可能性がある旨を添えます。

こうした書き分けを行うことで、後日、入社日の変更が必要になった際にも、内定者との認識違いを起こしにくいです。入社年月日は、内定者の退職手続きや引っ越し準備など、生活設計に直結する情報です。現時点で確実に伝えられる範囲を正確に示すという姿勢が求められます。 

内定取消し事由 

内定通知書には、一定の条件に該当した場合に内定を取り消す可能性があることを、あらかじめ記載することがあります。これは、企業側が一方的に内定を取り消すためのものではなく、合理的な理由が生じた場合に限り対応できるようにするための記載です。 

内定取消し事由は、合理性と明確性を意識して限定的に記載することが求められます。 

労働条件の概要 

内定通知書には、労働条件を詳細に記載する法的義務はありません。ただし、実務上は、賃金や勤務場所など、入社判断に影響する最低限の条件を概要として示しておくことが望ましいとされています。 

これにより、内定者が大まかな労働条件を把握でき、内定後の認識違いを防ぐ効果が期待できます。 

同封書類の説明 

内定通知書と併せて、内定承諾書や労働条件通知書などの書類を同封する場合は、それぞれの書類が何のためのものかを簡潔に説明しておくことが重要です。書類の目的や役割を明示することで、内定者は確認すべき内容や対応の必要性を正しく理解しやすいです。 

説明がないまま複数の書類を同封すると、どの書類を返送すべきか分からず、提出漏れや対応遅れが生じる恐れがあります。 

提出書類と提出期限 

内定通知書には、入社までに提出が必要となる書類の内容、提出期限、提出方法を明確に記載します。あらかじめ期限を設定しておくことで、企業側・内定者側の双方が入社準備の進捗（しんちょく）を把握しやすくなり、手続きを計画的に進められます。また、提出が確認できない場合に内定や入社手続きに影響が生じる可能性がある場合は、その旨をあらかじめ記載しておくことが重要です。 

こうした点を明示することで、提出漏れや期限超過によるトラブルを防ぎ、内定者との認識を事前にそろえる効果が期待できます。 

入社までのスケジュール 

内定通知書には、入社までの主な流れや準備事項を簡潔に整理して記載します。健康診断の実施時期、オリエンテーションの有無、入社初日の集合時間や持ち物など、事前に把握しておくべき情報を示すことで、内定者は入社までの行動を具体的にイメージできます。 

入社までのスケジュールをあらかじめ共有しておくことは、内定者の不安を軽減するだけでなく、企業側にとっても準備漏れや当日の混乱を防ぐ効果があります。内定後から入社日までの期間を円滑に進めるためにも現時点で確定している範囲の情報をわかりやすく伝えることが重要です。 

問い合わせ先 

内定通知書には、内定者からの連絡窓口として、担当者の氏名、所属部署、電話番号やメールアドレスを明確に記載します。問い合わせ先を示しておくことで、内定者は不明点や連絡事項が生じた際に、誰へ連絡すれば良いか迷わずに済みます。 

連絡窓口を一本化することは、内定後のやり取りが特定の担当者に偏ったり、対応がばらついたりすることを防ぐ効果もあります。結果として、企業側の対応に一貫性を持たせられ、内定者との円滑なコミュニケーションを維持することにつながります。 

法的リスクを回避するための注意点

内定通知書を作成・運用する際に、企業側が事前に理解しておきたい法的リスクを抑えるための注意点は、次のとおりです。 

• 労働条件を確定事項として記載しすぎない 

• 内定取消し事由は抽象的にしすぎない 

• 内定承諾の取り扱いを慎重に行う 

• 記載内容と実務運用を一致させる 

• 社内で文面・運用ルールを統一する 

それぞれを詳しく解説します。 

労働条件を確定事項として記載しすぎない 

内定通知書において、賃金や勤務時間、業務内容などの労働条件を詳細かつ確定的に記載すると、条件について既に合意が成立していると受け取られる可能性があります。そのため、内定通知書では、労働条件は全体像が分かる程度の概要情報として整理して記載する運用が一般的です。 

具体的な賃金額や労働時間、諸手当の内容などの最終的な条件については、労働条件通知書や雇用契約書で改めて明示することを前提とし、書類ごとに役割を分けて取り扱いましょう。内定通知書では「どのような条件の下で採用を予定しているか」を伝える位置付けとし、後続書類と併せて全体像が整理される構成が大切です。 

内定取消し事由は抽象的にしすぎない 

内定取消し事由を内定通知書に記載する場合は、どのような前提条件の下で採用判断が行われているのかが分かるよう、内容を整理して示すことが一般的です。「会社の判断による」「業務上必要な場合」といった表現のみでは、どのような状況を指しているのかが読み取りにくくなるため、採用にあたって想定されている条件を具体的に示す形が用いられます。 

例えば、応募時の申告内容や資格・学歴に関する前提、入社までに満たす必要のある要件など、採用判断の基礎となる事項を整理して記載することで、内定通知書の内容がより明確になります。 

内定承諾の取り扱いを慎重に行う 

内定承諾書の提出や、内定を前提とした具体的なやり取りが行われることで、採用プロセスが次の段階へ進んだと評価される場面があります。そのため、内定通知書の段階では、どの書類が内定に対する意思確認を目的としたものか、どの時点で雇用関係に関する手続きへ移行するのかを整理した運用が重要です。 

内定通知書、内定承諾書、労働条件通知書、雇用契約書といった各書類の役割を明確に分け、それぞれの位置付けに沿って手続きを進めることで、採用フロー全体をわかりやすく構成できます、 

記載内容と実務運用を一致させる 

内定通知書に記載された内容は、その後の採用手続きや実務運用の前提となる情報として扱われます。そのため、内定通知書の記載内容と、実際の採用実務、ならびに後続して交付される労働条件通知書や雇用契約書の内容が整合していることが重要です。 

書類ごとに記載している内容や表現に違いがあると、採用プロセス全体の流れがわかりにくくなります。内定通知書を起点として、関連する書類や実務の進め方を通して確認し、内容が一貫したものとなるよう整理しておきましょう。 

社内で文面・運用ルールを統一する 

内定通知書の文面や記載内容が担当者ごとに異なると、同一企業の採用活動であっても、内定の扱いや手続きの進め方に差が生じることがあります。そのため、内定通知書の書式や表現、記載項目、運用方法について、あらかじめ社内で共通のルールを定めておくことが重要です。 

文面や運用ルールを統一することで、内定通知書の内容に一貫性が生まれ、採用フロー全体を整理しやすくなります。結果として、採用担当者間での認識の共有が進み、内定後の手続きを円滑に行うことができます。

内定通知書テンプレート

内定通知書のテンプレートを紹介します。 

メールの場合の例文➀

〇〇 〇〇様  〇〇株式会社 人事部の〇〇と申します。  このたびは、お忙しい中、弊社の採用選考にご参加いただき、 誠にありがとうございました。  慎重に選考を行った結果、〇〇様を採用内定とすることを決定いたしましたので、ここにご連絡申し上げます。  つきましては、内定通知書ならびにご入社にあたりご提出いただく書類一式を本日郵送にて発送いたしました。  お手数ではございますが、内容をご確認の上、〇月〇日までに、署名・捺印の上同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。  なお、入社日は令和〇年〇月〇日を予定しております。  ご不明な点やご質問等がございましたら、下記の人事担当までお気軽にお問い合わせください。  〇〇様と共に働ける日を、社員一同心より楽しみにしております。  取り急ぎ、メールにてご連絡申し上げます。  ――――――――――――――――  〇〇株式会社  人事部　〇〇  住所：東京都〇〇区〇丁目〇番〇号 〇〇ビル〇階  電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇  FAX番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇  メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇  URL：https://〇〇〇〇  ――――――――――――――――

メールの場合の例文② 

〇〇 〇〇様  お世話になっております。  株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。  このたびは、弊社の新卒採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。  厳正な選考の結果、〇〇様をエンジニア職として採用内定とすることを決定いたしましたので、ご連絡申し上げます。  選考においては、〇〇様が大学で取り組まれてきた〇〇（研究内容・ウェブアプリ開発経験など）について、主体性や技術理解の点を高く評価いたしました。  つきましては、今後の入社手続きについて、以下の内容をご確認ください。  【ご入社までの流れ】  1．内定承諾書のご提出  内定承諾書を〇月〇日までに郵送にてお送りいたします。  内容をご確認のうえ、必要事項をご記入いただき、〇月〇日までにご返送ください。  2．入社に向けた必要書類のご準備  以下の書類を、〇月〇日までにご用意ください。  提出方法の詳細については、改めてご案内いたします。  ・本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード等）  ・卒業見込証明書  ・健康診断書  3．内定者オリエンテーション  内定者オリエンテーションを、〇月〇日にオンラインにて実施予定です。  当日の時間や参加方法などの詳細は、後日あらためてご連絡いたします。  【お問い合わせ先】  ――――――――――  〇〇株式会社  人事部　〇〇  住所：東京都〇〇区〇丁目〇番〇号 〇〇ビル〇階  電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇  FAX番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇  メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇  URL：https://〇〇〇〇  ――――――――――  〇〇様とお会いできる日を、社員一同楽しみにしております。  引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。  株式会社◯◯  採用担当◯◯

郵送の場合の例文

株式会社〇〇    所在地：〇〇県〇〇市〇丁目〇番〇号    代表取締役　〇〇 〇〇    　　　　　　　　　　　　 内定通知書  拝啓    春の候、〇〇様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。  このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。  慎重に選考を行った結果、〇〇様を採用内定とすることを決定いたしましたので、ここに通知いたします。  今後の入社手続きおよび詳細につきましては、同封の書類にてご案内しております。  内容をご確認の上、所定の期限までにご対応くださいますようお願い申し上げます。  なお、入社予定日は令和〇年〇月〇日を予定しております。  ご不明な点等がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。  〇〇様と共に働ける日を、社員一同心より楽しみにしております。  敬具  ――――――――――――――――    【お問い合わせ先】    株式会社〇〇    部署名：人事部    担当者：〇〇    電話番号：〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇    メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇    ――――――――――――――――

内定通知書送付の方法とタイミング

ここでは、内定通知書を送付する際に用いられる代表的な方法と、一般的な送付タイミングについて整理します。 

メールで送付する 

内定通知書をメールで送付する方法は広く定着しています。メール送付では、内定通知書をPDF形式のファイルとして添付し、候補者へ送信することが一般的です。郵送に比べて準備や配送に時間を要さず、選考結果を迅速に伝えられる点が特徴です。 

また、内定承諾書や身元確認に関する書類など、候補者から提出が必要な書類がある場合には、提出期限や提出方法を本文中で整理して案内します。メールは履歴が残るため、送付内容や案内事項を明確に伝える手段としても活用されています。 

郵送で送付する 

郵送による内定通知書の送付は、書面として正式に交付することを重視する場合に選ばれる方法です。内定通知書に加え、内定承諾書や労働条件通知書、身元保証に関する書類などをまとめて同封できるため、入社までに必要な手続きを一括して案内できます。 

郵送は到着までに一定の時間を要するため、実務上は事前にメールや電話で内定の連絡を行い、その後に書類を送付する運用が用いられることもあります。返送が必要な書類がある場合には返信用封筒を同封するなど、候補者が対応しやすい形で準備します。 

直接手渡しをする 

内定通知書を直接手渡しする方法は、新卒採用における内定式や中途採用におけるオファー面談の場面で用いられることがあります。対面で交付することで、採用の意思を直接伝えられる点が特徴です。オファー面談では内定通知書の交付に加え、入社意思の確認や業務内容の説明、労働条件のすり合わせなどが行われるケースもあります。 

直接手渡しの場合であっても、後日提出が必要な書類や今後の手続きについては文書やメールで改めて案内する運用が一般的です。 

内定通知書の送付時期 

内定通知書を送付する時期について、法令上の明確な定めはありませんが、採用実務では最終選考の結果が確定した後、できるだけ早く送付するケースが多く見られます。一般的には、最終面接から数日から1週間程度を目安とし、遅くとも10日以内に候補者へ届くよう調整されることが多い傾向です。 

選考結果を速やかに伝えることは、候補者が今後の進路を検討する上で判断しやすくなるだけでなく、企業側の採用姿勢を示す要素としても受け取られます。採用区分や選考スケジュールに応じて、適切な送付時期が選択されます。 

内定通知書を交付するメリット

内定通知書を交付するメリットは、次のとおりです。 

• 採用競争において人材を確保しやすくなる 

• 内定者の入社意欲・モチベーションを高められる 

• 入社までの準備や手続きを円滑に進められる 

• 採用プロセス全体の信頼性を高められる 

それぞれを詳しく解説します。 

採用競争において人材を確保しやすくなる 

内定通知書を交付することで、企業が採用の意思を正式に示していることを明確に伝えられ、内定者は「選考が一区切りついた」という実感を持てます。その結果、複数社の選考を同時に進めている状況であっても、自身の判断材料が整理され、入社先を決断しやすいというメリットがあります。 

企業側としても内定の意思を形として示すことで、他社への流出を抑えやすくなり、採用競争が激しい中でも優秀な人材を確保できる可能性が高まります。 

内定者の入社意欲・モチベーションを高められる 

内定通知書は、企業が内定者を正式に迎え入れる意思を文書として示すものです。内定者にとっては、自身の評価や採用決定が明確に示されることで、「選ばれた存在である」という実感を持てます。この実感は、会社や業務内容への関心を高めるきっかけとなり、入社までの期間に企業理解を深めようとする前向きな行動につながりやすいです。 

また、入社に向けた準備や心構えが整いやすくなるため、不安よりも期待を持った状態で入社日を迎えられます。その結果、入社後も主体的に業務へ取り組みやすくなり、早期の定着や円滑なスタートを後押しする効果が期待できます。 

入社までの準備や手続きを円滑に進められる 

内定通知書には、入社予定日や提出書類、今後のスケジュールなど、入社に向けた基本的な流れをまとめて記載できます。これにより、内定者は何をいつまでに準備すれば良いのかを把握しやすくなり、入社までの行動計画を立てやすい点がメリットです。 

企業側にとっても、書類提出や手続きの進捗（しんちょく）を管理しやすくなり、確認や催促にかかる工数を抑えられます。内定者との情報共有が整理されることで、入社直前の混乱や認識のズレを防ぎやすくなり、採用から入社までの一連の実務を安定して進められる点も大きなメリットといえるでしょう。 

採用プロセス全体の信頼性を高められる 

内定通知書を正式な書面として交付することは、採用活動を計画的かつ丁寧に進めている企業であることを示す要素です。選考結果を文書で明確に伝えることで、内定者は企業の対応に一貫性や誠実さを感じやすくなります。また、内定後の連絡や手続きが整理されている企業ほど、入社前から安心感を持ってもらいやすく、信頼関係の構築にもつながります。 

こうした信頼は、入社への前向きな姿勢を支えるだけでなく、入社後の定着やエンゲージメントの向上にも良い影響を与える点が、内定通知書を交付する重要な価値といえるでしょう。 

内定通知書を交付するデメリット

内定通知書を交付するデメリットは、次のとおりです。 

• 事務作業・管理コストが発生する 

• 文書化により法的評価の対象になりやすい 

• 採用条件やスケジュールの柔軟性が下がる 

それぞれを詳しく解説します。 

事務作業・管理コストが発生する 

内定通知書を交付するには、文面の作成や記載内容の確認、社内での承認手続き、送付作業、控えの保管といった一連の事務対応が必要です。採用人数が多い場合や新卒・中途、職種ごとに内容を調整する運用を行っている場合には、その分だけ作業工数が増え、担当部門の負担が大きくなりやすい点は否めません。 

さらに、書式や表現の統一が十分でないと、過去文書の管理や修正対応にも手間がかかり、継続的な管理コストが発生する要因となります。 

文書化により法的評価の対象になりやすい 

内定通知書は書面として残るため、その記載内容が後に客観的な判断材料として扱われる可能性があります。口頭連絡や簡易的なメールと異なり、文書は企業の意思表示を明確に示す証拠として受け取られやすく、表現や記載範囲によっては、企業の意図以上に重く評価されることも珍しくありません。 

特に、雇用条件や内定の位置付けが他の書類や実務運用と整理されていない場合、文書間の整合性が問われる場面も生じやすいです。このように、内定通知書は利便性がある一方で、記載内容が評価対象になりやすい点がデメリットといえます。 

採用条件やスケジュールの柔軟性が下がる 

内定通知書に入社予定日や労働条件の概要を記載すると、内定者はその内容を前提として転職準備や生活設計を進めます。そのため、企業側の事業計画や組織体制の変更などにより、条件や時期の見直しが必要になった場合でも調整には一定の説明や合意形成が求められます。結果として、口頭連絡のみの場合に比べ、採用条件の変更に時間や手間がかかる場面が生じやすいです。 

採用活動では状況変化が起こることも多いため、文書で示すことにより、運用上の自由度が一定程度制約される点はデメリットといえます。 

内定通知書を受け取る側がすべきこと

内定通知書を受け取った側は「安心して良い書類」と受け止めがちですが、記載内容を正しく理解し、次に取るべき行動を整理することが欠かせません。内定通知書を受け取った際に内定者が行うべき基本的な対応は、次のとおりです。 

• 内定通知への連絡・受領の意思表示を行う 

• 勤務条件や提示内容を改めて確認する 

• 入社の意思を表明し、必要書類に対応する 

• 雇用契約の締結・入社手続きを進める 

• 初出勤に向けた準備を整える 

それぞれを解説します。 

内定通知への連絡・受領の意思表示を行う 

内定通知を受け取った場合は、内容を確認した上で、できるだけ早い段階で受領の連絡を行うことが重要です。 

電話・メール・郵送など通知方法にかかわらず、「内定通知を確かに受け取った」という意思を伝えることで、企業側とのコミュニケーションが円滑になります。この時点で入社の可否を即座に判断できない場合でも、検討中であることや条件を確認したい旨を簡潔に伝えておくことで、双方の認識をそろえられます。 

反対に、連絡が遅れると意思表示が不明確な状態となり、企業側に不要な不安や誤解を与えてしまう可能性もあります。まずは一報入れることが、その後のやり取りをスムーズに進める第一歩です。 

勤務条件や提示内容を改めて確認する 

内定通知書や同封されている資料には、入社予定日や労働条件の概要、今後の手続きの流れなど、重要な情報がまとめて記載されています。これらを一つずつ丁寧に読み取り、面接時や選考過程で説明を受けた内容と食い違いがないかを整理して確認します。 

特に給与や勤務時間、勤務地、業務内容といった項目は、入社後の働き方や生活設計に直接影響するため、曖昧な理解のまま進めないことが大切です。少しでも疑問や不明点がある場合は、その場で判断せず、次回の連絡時にまとめて確認事項として伝えることで、やり取りを効率的に進められます。 

入社の意思を表明し、必要書類に対応する 

提示された条件や内容を確認した上で、入社するかどうかを慎重に検討します。入社を希望する場合は、その意思を明確に伝え、企業から案内されている次の手続きに進みます。 

一方で、他社の選考結果を待っている、条件について再確認したい点があるなど、判断に時間を要する場合もあります。そのような場合でも現時点の状況を正直に伝え、回答期限や進め方について相談することが一般的です。 

意思表示をせずに連絡を止めてしまうのではなく、状況を共有する姿勢を持つことで、企業側との信頼関係を保ちやすいです。 

雇用契約の締結・入社手続きを進める 

入社に向けた最終段階として、一般的に労働条件通知書や雇用契約書が交付されます。これらの書類には、賃金や勤務時間、業務内容など、実際の雇用条件が明示されているため、記載内容を一つずつ確認し、事前に合意した内容と相違がないかを整理します。 

併せて、雇用保険被保険者証や年金関連書類、退職年に再就職する場合の源泉徴収票など提出が求められる書類の準備も進めます。さらに、就業規則や社内ルールが提示される場合には、事前に目を通しておくことで、入社後の手続きや業務への理解が深まり、スムーズなスタートにつながるでしょう。 

初出勤に向けた準備を整える 

入社日が近づいたら、初日の集合時間や出勤場所、持ち物、服装の指定などを改めて確認します。事前に確認しておくことで、当日の不安や混乱を防ぎやすくなります。また、時間に余裕があれば、担当業務の概要や会社の事業内容、基本的な社内ルールなどを把握しておくことも有効です。 

初出勤は、新しい職場での第一印象が形成される重要な場面でもあるため、過度に構えすぎる必要はありませんが、落ち着いて臨めるよう準備を整えておくことが大切です。 

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内定通知書に関するQ&A

最後に、内定通知書に関するよくある質問とその回答を紹介します。 

内定通知書がない場合もあるのか 

内定通知書を発行しない運用を採用している企業も存在します。その場合、選考結果は電話やメールで伝えられ、書面での通知は行われません。特に中途採用や採用人数が限られているケースでは、こうした対応が取られることも多いです。 

ただし、入社準備や各種手続きの関係で文書による確認が必要になることもあります。その際は、内定通知書の発行について対応をする必要があります。 

厚生労働省が公表している内定通知書テンプレートはあるか 

厚生労働省では「内定通知書」の公式なテンプレートやひな形は用意されていません。ただし、民間企業のテンプレートやひな形、例文を提供しているため、自社に合わせてカスタマイズすることでスムーズに作成することが可能です。

また、厚生労働省が公式に提供している書類としては「労働条件通知書」があり、これは労働契約に際して必ず交付しなければならない文書で、様式やWord/PDF形式のテンプレートが入手できます。 

内定通知書テンプレートはWord形式で入手できるか 

内定通知書のテンプレートは、Word形式で公開されているものをインターネット上で見つけられます。採用支援サイトや労務関連サービス、各種ビジネス向け情報サイトなどが、ひな形として提供しているケースが多く、文書作成のたたき台として活用可能です。 

ただし、これらのテンプレートはあくまで一般的な構成例であり、そのまま使用することを前提としたものではありません。企業ごとの採用方針や運用、他の採用関連書類との関係性を踏まえ、自社用に内容を調整することが前提です。 

テンプレートは作成の効率化には役立ちますが、最終的には自社の実務に即した文面に整えましょう。 

内定通知書を出した後に取り消すことはできるか 

内定通知書を交付した後であっても、状況によっては内定が取り消されることがあります。ただし、内定は企業の採用意思表示として重く受け止められるため、取り消しが認められるかどうかは慎重に判断されます。 

一般的には、応募者が経歴や資格について重要な事実を偽っていた場合や採用の前提条件が満たされなかった場合など、合理的で客観性のある理由が必要とされます。一方で、企業側の一方的な事情のみを理由とする取り消しは、問題となる可能性があります。 

内定通知書を出した後の取り消しは応募者の生活設計にも影響を及ぼすため、企業には相応の説明責任が伴います。そのため、内定取消しは例外的な対応として位置付けられることが一般的です。 

まとめ

内定通知書は、採用活動における大事なステップであり、正確かつ適切に作成することが求められます。本記事を通じて、内定通知書の役割や法的効力、記載事項、そして留意すべきポイントについて理解が深まったかと思います。特に、法的リスクを回避し、信頼性の高い採用プロセスを構築するためには、細部にまで配慮することが欠かせません。

テンプレートの活用や記載内容の確認を徹底することで、トラブルを未然に防ぐとともに、安心して採用活動を進めることができます。また、必要に応じて専門家のアドバイスを受けることで、より確実な対応が可能となるでしょう。

内定通知書は、採用者と新しい人材との信頼関係を築く第一歩です。この機会に取り扱い方について再認識し、貴社の採用活動をさらに円滑に進める一助としていただければ幸いです。

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